Kategoriarkiv: organisation

Om att vara chef i Coronatider – seminarium arrangerat av Sveriges Tidskrifter

Så här kan det se ut backstage, när man deltar i ett webbinarium hemifrån. Idag medverkade jag i ett panelsamtal anordnat av Sveriges Tidskrifter. Målgruppen var mediechefer. Frågan handlade om vad som händer med ledarskapet i kristider och då särskilt fokus på cheferna. Förutom jag medverkade Helle Klein, chefredaktör på Dagens Arbete, Susanna Lundell chefredaktör på Kommunalarbetaren och Lars Grafström, kommersiell direktör på Alma Talent.

Några utmaningar som jag noterat för chefer är:

  1. Komplext skeende och bitvis kaosartat händelseförlopp. Svårt för alla att förutsäga och hantera. 
  2. Längden på krisförloppet är en viktig faktor. Vi vet inte hur länge det kommer hålla på. Det skapar osäkerhet. Vi människor ogillar osäkerhet. Det hämmar långsiktighet och planering.
  3. Alla ledare tvingas bli smittskyddsexperter. 
  4. Svårt att lugna vissa individer. Det finns alltid några frågor till att förväntas ha svar på. 
  5. Bristen på närvaro och kontakt med medarbetarna. 

Efter snart tre månader i krisläge har jag också erfarenhet av ett antal lärdomar. Det är både genom egen erfarenhet och efter samtal med andra kollegor:

  1. Vi människor anpassar oss väl till nya förutsättningar. Vi habituerar. Många organisationer har fått syn på arbetssätt som inte är optimala. Det kommer påverka arbetslivet på lång sikt. 
  2. Ledare som har välfungerande grupper klarar även en påfrestning som pandemin. 
  3. Grupper med konflikter eller låg grad av psykologisk trygghet fungerar sämre under en kris. 
  4. Ledarens egen oro smittar av sig på teamet och organisationen. Lätt att bli rädd, men att dra sig undan skapar distans.
  5. Led med tillit, tydliga beställningar och delegering istället för att leda med fysisk närvaro, kontroll och att bocka av saker. 
  6. Vi är olika. Vissa medarbetare trivs väl att arbeta hemifrån. 

Slutligen har jag också några medskick till dig som ledare:

  1. Upprätthåll verksamheten. Man mår bra av att jobba på.
  2. Ta hand om dig själv. Du måste orka själv för att lyckas som ledare över tid. Se till att få tid för återhämtning och pauser under dagen. 
  3. Lämna skärmen! Se till att röra på dig. Kör gåmötenfysiskt ute eller över telefon för att få kontakt och motion på köpet. 
  4. Kommunicera mera. Det är bättre att kommunicera även när saker är oklara. Det skapar trygghet i ovissa tider. 
  5. Täta avstämningar med dina medarbetare när det är stora förändringar. En vecka kan vara en evighet i en kris. 
  6. Glöm inte bort det strategiska arbetet i ledningen. Delegera och fördela gärna detta arbete på fler i ledningsgruppen

Walk and talk – en bra konsultationsform för Coronakrisen

I ett tidigare inlägg lanserade jag ett erbjudande till alla chefer och ledare om en fri konsultation med metoden walk and talk; en rådgivningsmetod som funnits åtminstone sedan antiken i strukturerad form. Rådgivningen kan handla om utmaningar med verksamheten, med teamet eller att hantera den påfrestning som samhällets omställning har just för din organisation. Det fysiska mötet är överlägset det digitala på många sätt. Om det låter detta intressant maila mig på jonas(at)mosskin.se.

Innan påsk hade jag en första walk- and talk – konsultation med en chef som själv beskrev sig som vilse i chefsrollen”. Att vara ny som chef sedan ett år tillbaka och att sedan ha ett delvis nytt team och sedan få en Coronakris på halsen, är i sig utmanande. Det var ömsom sol och ömsom snö på vår promenad på Långholmen. Så här skrev chefen efteråt:

Nu när jag tänker på det inser jag hur bra det är att byta perspektiv genom att flytta sig fysiskt. Jag blev påmind om hur bra jag minns vad som sagts när jag gått och pratat samtidigt. Nu när jag tänker på samtalet så minns jag, både vad du frågade och sa och vad jag själv sa, genom att till exempel tänka på utsikten över Riddarfjärden eller att se var jag satte fötterna för att inte snubbla på väg uppför en backe : )   Stort tack för att du bjöd på en ny erfarenhet : )

Coronakrisen hotar vår grundläggande tillit till samhället och vår känsla av kontroll över tillvaron

I helgen blev jag intervjuad av Eskilstuna-kuriren med anledning av pandemin. Här i artikeln finner du några av mina resonemang om varför vi människor beter oss till synes irrationellt, åtminstone på grupp- och samhällsnivå. Jag hoppas kunna återkomma till några av dessa tankar längre fram.

Masshysteri skapar onödig oro i Coronakrisen

Just nu är det högkonjunktur för panikslagna åtgärder och ageranden från både beslutsfattare och medborgare. I stället för att hålla huvudet kallt underblåser många aktörer en masshysteri i samhället. Vårt mänskliga sociala system är skört och vi behöver agera med förnuft. Det är inte alltid omtanken om nästan som är utgångspunkten för såväl presidenter som enskilda ledares och medborgares beslut, utan reflexmässiga överlevnadsinstinkter som riskerar att leda till fler problem och mer lidande. Vårt grundläggande rädslosystem i hjärnan kickar igång och där vi försöker hantera hot mot vår överlevnad. Då agerar vi kortsiktigt och känslostyrt.

Läs hela min debattartikel på Modern Psykologi.

Råd till ledare och chefer i kristider

I tider av oförutsägbarhet och extraordinära politiska beslut i Sverige och världen kan det var bra för chefer och ledare att fundera ett varv på hur man bäst hanterar krisen tillsammans med sina medarbetare. Här kommer några råd från mig. 

I kriser vänder vi oss till chefen och ledaren

I tider av kriser tenderar människor och medarbetare att vända sig till ledaren och chefen. Det blir för många ledare en upplevelse där man å ena sidan åtnjuter förtroende från medarbetare, samtidigt som det kan kännas ansvarsfullt och tungt att bära hela organisationen oro och att förväntas ha svar på allt möjligt. 

Mitt råd är att ha en nära dialog med medarbetare och bestämma sig för en linje i organisationen samtidigt som man är öppen för att göra undantag för särskilt oroliga medarbetare eller medarbetare med en speciell situation som kräver andra beslut. 

Har du en ledningsgrupp, träffas ofta och kort och lös frågor dag för dag. Bättre med 30-minuters avstämningsmöte varje morgon än ett jättelångt möte en gång i veckan, när det händer saker i vår omvärld hela tiden. 

Kommunicera och var tillgänglig!

Under kriser skapas ett behov av att få information. Därför blir det extra viktigt att ledare kommunicerar och berättar vilka beslut man tar, hur man arbetar för att hantera svårigheter samt att uppmuntra till dialog mellan medarbetare och ledning. Det är också viktigt att informationsbehovet och önskan om kommunikation gör det möjligt för medarbetare att ta kontakt med chefen och ledaren. Det är en bra signal att vara tillgänglig även efter ordinarie arbetstid. De flesta av oss blir trygga och känner förtroende för en ledning som är närvarande och beslutsför. 

Fortsätt att bedriva verksamheten så normalt som möjligt

De flesta människor mår bra av att upprätthålla rutiner, arbetsprocesser och strukturer. Det är när vi tappar vardagens naturliga struktur som oro, nedstämdhet och ångest bryter fram. Vi blir helt enkelt lugna och trygga av att arbeta på som vanligt, i den mån det går. Även om medarbetare arbetar hemma eller olika möten med externa personer blir svårare att genomföra är mitt råd att fortsätta. Om möjligt gå över till digitala möten, videokonferenser och andra lösningar. Så ställ inte in all verksamhet bara för att omständigheterna blir annorlunda. Arbeta på i den mån det går. Att fortsätta och upprätthålla verksamheten kan skapa en ökad sammanhållning och gemenskap i organisationen. 

Ta hand om gruppen och medarbetarna

Brukar ni fika en bestämd tid varje dag?, Fortsätt då gärna med det fast över video. Uppmuntra till sociala kontakter. Fråga varandra om hur ni mår, erbjud hjälp och stöd. Ring medarbetare som arbetar på distans och kolla hur de mår. Hellre många och korta avstämningar än långa och glesa. Var närvarande, synlig och lyssnande. Skapa tydliga spelregler som gör det okej att ringa, maila och ”störa varandra” i arbetsgruppen och i organisationen.

Att bemöta oro 

Många blir oroliga av den krisstämning som råder i samhället. Oro smittar mellan människor och det leder i sin tur till mer oro. Att lyssna på människors oro är att visa empati. Många medarbetare vill ha svar på ”om x och y händer hur gör vi då?”. Mitt råd är då att ta en sak i taget. ”Just nu tar vi det här beslutet men det kan ändras om läget ändras”. Att bemöta oro är också att ibland göra individuella lösningar för olika medarbetare för att skapa trygghet och lugn för var och en. 

DEL 2: Vad är meningen med en kick-off egentligen? – hur man designar en kickoff för sitt team eller för sig själv.

I måndags startade jag mitt nya år som egen fristående organisationspsykolog. En rolig företeelse i arbetslivet är att organisera eller delta i uppstartsmöten eller en så kallad kick-off. Det finns mycket myter om att starta upp arbete och projekt och många sådana processer är dåliga. Samtidigt är min erfarenhet att en välplanerad och väldesignad kick-off ger förutsättningar för att ett viktigt fördjupande arbete kan ske i ett team eller i en organisation. Bra dialoger och engagerande samtal med kollegor kan etablera en närhet och trygghet i en grupp som räcker i flera månader. Det kan vara det kitt som håller samman teamet eller de kan vara den länk i samspelet i mellanmänskliga relationer som gör att en skarp levererans i en stressad arbetsvardag kan klaras av utan gnissel och frustration. Sandahl Partners där jag arbetade tidigare var alltid måna om att lägga tid på kick-offer och att samlas internt. Så min utmaning till mig själv är att som egenföretagare ta tillvara på den energin för mig själv och i mitt egna arbete?

Svaret blev för mig att ge mig själv ett utvecklingsprojekt som jag känner är viktigt och meningsfullt att fokusera på under min kick-off med mig själv. För mig handlar det om att utforska möjligheter och potential i att kombinera hållbarhet och ledarskap till ett sammanhållet koncept. För att få energi till det arbetet bjöd jag med en kunnig, erfaren bekant som också är engagerad i detta fält, till min kick-off. En person som jag träffat och haft bra samtal med men som jag inte arbetat professionellt med, ännu. Att tvingas samarbete och samverka med någon annan utomstående och som har en kompetens som jag inte har är mitt bästa sätt för att lära mig nya saker och få andra infallsvinklar på det jag själv tänker och gör. Därför var det ett privilegium för mig att hållbarhetsexperten Erika Svensson tackade ja, till att vara med!

Jag bestämde mig också för att göra projektet och kick-offen mer seriös genom att använda en metodik som jag inte använt förut och att följa en arbetsprocess och inte ändra om den (som jag annars nästa alltid gör). Att lära sig en metodik som dessutom är vanlig bland mina uppdragsgivares värld kändes också självklart. Därför blev det naturligt att arbeta med sprintmetodik. Jag hittade ett upplägg, ”designa din egen sprint på en vecka” som kändes intressant. Så sagt och gjort, en egen sprint med en extern samarbetspartner kring ett utvecklingsprojekt kändes klockrent! Det gjorde att jag gav mig själv tid och utrymme att göra långsiktigt utvecklingsarbete som jag annars sällan tar mig tid till.

Att starta upp något nytt som ett nytt samarbete och ett nytt projekt kräver att man förflyttar sig i tanken. Att byta miljö är ofta mitt svar på att bli kreativ. Naturen och kulturen är mina två inspirationskällor för att hämta inspiration till mitt arbete och att få perspektiv på mitt professionella liv. Därför åkte vi till Konsthallen Artipelag i Stockholms Skärgård. Vi tog en promenad längs vattnet i skogen och lärde känna varandra. Sedan åt vi lunch, lyxade till det med ett härligt smörgåsbord och buffé. Att inte snåla med saker är också en ledstjärna för mig. Att ge sig själv frihet och möjlighet att tänka stort och annorlunda är en förutsättning för en bra kick-off. Mot slutet av dagen när energin avtog i vårt arbete besökte vi utställningen på konsthallen. Den handlade om något helt annat: en italiensk designer och formgivare Fornasetti, som tillsynes var helt frånkopplat det vi talat om. Inga spår av ledarskap och hållbarhet i den utställningen. Samtidigt i mötet med en annan värld förflyttade vi oss till Italien, Toscana och till en katolsk, mytisk värld som skapade en exotisk distans till oss och våra diskussioner. Vi reste i tanken och i samtalet och blev nyfikna på att veta hur Fornarettis arbete förhåller sig till andra samtida formgivare som t.e.x Sven Lindberg och Gustavsbergs bruksföremål (ett stenkast från Artipelag).

Min slutsats av dagen är att INTE underskatta en väl genomförd kick-off! Inte minst om du är fristående konsult. Jag hade känt mig seg veckan innan och oengagerad. Men efter dagen var jag full av energi, lust och nya tankar. Jag hade börjat formulera ett embryo till ett koncept och kände mig motiverad att fortsätta med sprinten. Så mitt råd till alla är att chansen att ge sig själv och sitt team tid för reflektion, utvecklingsarbete, research och innovation på en kick-off. Det är också precis det som många uttrycker att det råder brist på i dagens arbetsliv! Så om jag inte ger mig själv det utrymmet, då missar jag både lärande och utveckling, och inte minst: att ha roligt!

Det här var andra inlägget i en serie om arbetslivet. DEL 3 kommer handla om mina erfarenheter av arbeta och designa sprintarbete. Se även DEL 1 om vikten av nystart och kraften i nyårslöften.